E-signering for entreprenører: hvilket verktøy bør dere velge?

En entreprenør signerer mye mer enn kontrakten. I løpet av et prosjekt går endringsmeldinger opp til byggherren og ned til underentreprenørene, ukekort og timelister skal godkjennes, protokoller skal underskrives, og til slutt skal sluttoppstillingen godkjennes. Et verktøy som er valgt for én kontrakt i måneden, blir tungvint når det skal brukes til førti endringsmeldinger.

De generelle kriteriene for å velge e-signeringsverktøy, som eID, bevis, lagring og hvor lett det er å bytte, står i Hvilke e-signeringsverktøy bør virksomheten vurdere?. Her ser vi på det som er særegent for bygg og anlegg. Vi lager selv Relation Sign, og vi sier fra der vi forteller om det.

Hva signerer en entreprenør i løpet av et prosjekt?

Tell dokumentene i et typisk prosjekt før dere ser på leverandører. Listen blir ofte lengre enn ventet:

• Kontrakten med byggherren, og kontraktene med hver underentreprenør og leverandør.
• Endringsmeldinger opp mot byggherren og ned mot underentreprenørene, ofte mange per prosjekt.
• Ukekort og timelister for regningsarbeid, som byggherren skal kontrollere og godkjenne.
• Protokoller, for eksempel fra befaringer og overtakelse.
• Sluttoppstillingen, som summerer kontrakt, endringer og fakturering.
• Personaldokumenter, som arbeidsavtaler og bekreftelser på opplæring.

Det meste av dette er hverdagsdokumenter med to signatarer. Det er volumet og tempoet som skiller en entreprenør fra en bedrift som signerer noen få store avtaler i året. Hvilket nivå hver signatur trenger, er forklart i Digital signatur eller BankID: hva er juridisk bindende?.

Bør endringsmeldinger og varsler signeres?

Endringer er der marginen oftest forsvinner, og der dokumentasjonen betyr mest. Etter NS 8405, NS 8406 og NS 8407 skal varsler og krav fremsettes skriftlig til partenes representanter. Etter NS 8405 og NS 8407 er fristene i tillegg preklusive: et varsel som kommer for sent, kan føre til at kravet går tapt, også når byggherren faktisk påla endringen. Det skriver Advokatfirmaet Nicolaisen i en gjennomgang av varslingsreglene. I HR-2020-2254-A mente Høyesterett at to uker burde vært nok tid til å varsle i den saken.

For varselet er det viktigste at det er skriftlig, kommer fram til riktig person og kommer i tide. Det dere blir enige om etterpå, er noe annet. En endring med avtalt pris og frist bør bekreftes av begge parter, og signering med BankID gjør det sikkert hvem som godkjente den, hva som ble godkjent og når. Det er det dere trenger den dagen endringen blir omstridt i sluttoppgjøret.

Hvordan endringer og påløpte kostnader spiser av marginen underveis, står i Lønnsomhet og likviditet per prosjekt: slik fanger du avviket i tide.

Hva bør et signeringsverktøy for entreprenører klare?

BankID for det som teller, noe raskere for resten

Kontrakter og endringer med pris bør signeres med BankID. Ukekort og kvitteringer trenger ikke det samme. Et godt verktøy lar dere velge metode per signatar, så dere ikke betaler BankID-pris for alt.

Relation Sign tar norsk og svensk BankID, dansk MitID og finsk eID, og navnet og fødselsdatoen fra eID-en sjekkes mot det avsenderen fylte inn. Har dere parter i Sverige, Danmark eller Finland, signerer de med sin egen eID. For enklere dokumenter kan signataren bruke engangskode på e-post eller SMS.

Signering på byggeplassen

Mye blir avtalt ute på prosjektet, ikke ved et skrivebord. Med hurtigsignering i Relation Sign skanner den som skal signere, en QR-kode på skjermen din og signerer på sin egen mobil. Godkjente signatarer, for eksempel byggherrens representant, bekrefter seg med BankID én gang og signerer deretter med Face ID eller fingeravtrykk i et år. Det er sterkere enn engangskode, men ikke det samme som BankID, så bruk det til raske dokumenter som ukekort og kvitteringer.

Mange dokumenter, mange signatarer

• Mapper per prosjekt eller kunde, felles for bedriften, så alt som hører til ett prosjekt, ligger samlet.
• Påminnelser av seg selv, som standard på dag 3 og 7, og 2 dager før fristen.
• Samtidig eller i rekkefølge, for eksempel prosjektlederen først og daglig leder etterpå. Opptil 20 signatarer per dokument.
• Ny versjon underveis. Endres dokumentet, oppheves signaturene og alle signerer på nytt, så ingen signerer noe annet enn det de har lest.
• Kommentarer i dokumentet, så spørsmål om et punkt havner i samme tråd og ikke i en innboks.
• Ubegrenset antall brukere, så alle prosjektledere kan sende uten egen lisens.

Bevis som holder, også på papir

Byggedokumenter blir skrevet ut og lagt i perm. I Relation Sign forsegles hele PDF-en med et elektronisk segl (PAdES) og tidsstempel, og enhver endring etter forseglingen gjør seglet ugyldig. Hvert segl har en kode som kan skannes med mobilen, også på et utskrevet dokument, så den som står med papiret, kan se at signeringen er ekte, hvilket dokument den hører til og hvem som signerte. Hvem som helst kan dessuten laste opp PDF-en og se om seglet er helt.

Lagring dere styrer selv

Signerte dokumenter i Relation Sign slettes fem år etter at signeringen ble avsluttet, og administratorer varsles minst 30 dager i forveien. Trenger dere et dokument lenger, kan dere beholde det så lenge det trengs, gratis. Det som trengs for å verifisere dokumentet, blir liggende. Alle funksjonene står på funksjonssiden for Relation Sign.

Hva koster e-signering for en entreprenør?

Regn per eID-bruk, ikke per dokument. Hver gang noen starter en innlogging med BankID for å signere eller lese, er det én eID-bruk, også når innloggingen blir avbrutt. En endringsmelding med to signatarer på BankID er derfor minst to eID-bruk.

Et regneeksempel med Relation Sign: Et firma med fem prosjekter i gang sender i snitt åtte dokumenter per prosjekt i måneden, med to signatarer på BankID. Det blir 80 eID-bruk i måneden.

• Løs vekt: 80 × 12 kroner = 960 kroner i måneden, uten fast pris.
• Bedrift: 890 kroner i måneden med 100 eID-bruk, 100 SMS og 100 engangskoder på e-post. Bedrift lønner seg fra rundt 75 eID-bruk i måneden.

Hurtigsignering er med uten grense i Bedrift og Konsern, og koster 0,70 kroner per signatur på Løs vekt. Engangskode på e-post koster 2 kroner per signatur, og SMS 3 kroner per SMS. Brukere er gratis i alle planer, det er ingen binding, og de to første signeringene er gratis. Prisene er veiledende og eks. mva. Alt står på prisene for Relation Sign, og hvordan prisen står seg mot Visma Sign, Signant og Posten, står i E-signering med BankID: slik virker det, og hva det koster.

Signering i prosjektsystemet eller i et eget verktøy?

Et eget signeringsverktøy løser signaturen, men ikke resten. Endringsmeldingen lages ett sted og signeres et annet, og noen må huske å oppdatere status, prognose og fakturering etterpå. Det er der dobbeltarbeidet og glippene oppstår.

I Relation OS er Relation Sign bygget inn. Endringsmeldingen til kunden, endringsmeldingen til underentreprenøren og sluttoppstillingen sendes til signering rett fra prosjektet, og endres noe etter at det ble sendt, ser dere hva. Kunden signerer ett, flere eller alle ukekortene på én gang i sin egen portal, og merket «Godkjent av kunden» følger timene helt til fakturaen. Statusen på endringsmeldingen bestemmer hva som teller i prognosen, og hva som kan faktureres.

Bruker dere et annet prosjektsystem, kan signeringen bygges inn der gjennom API-et, eller startes med en lenke der tittel, mottaker og frist er fylt inn. API-et er gratis i Bedrift og Konsern, og koster 290 kroner i måneden på Løs vekt.

Sjekkliste før dere velger

• Kan dere bruke BankID for kontrakter og endringer, og noe raskere for ukekort?
• Kan byggherren signere på stedet, på sin egen mobil?
• Kan dokumentene ligge i mapper per prosjekt, og kan alle prosjektledere sende uten egen lisens?
• Purrer verktøyet av seg selv, og kan dere signere i rekkefølge?
• Kan en signatur sjekkes uten leverandøren, også på papir?
• Hva koster deres volum per måned, regnet i eID-bruk, med alle tillegg?
• Kan signeringen startes fra prosjektsystemet, så status og prognose oppdateres uten dobbeltføring?

Oppsummering

Velg signeringsverktøy etter hvordan et byggeprosjekt faktisk ser ut: mange dokumenter, mange parter og mye som avtales ute på prosjektet. Bruk BankID for kontrakter og endringer med pris, noe raskere for ukekort, og sørg for at varsler sendes skriftlig og i tide. Regn pris per eID-bruk på eget volum, og la signeringen skje der endringen blir til, så status og prognose følger med.