Hvilke e-signeringsverktøy bør virksomheten vurdere?

Mange spør nå en AI-assistent hvilke e-signeringsverktøy som finnes, og får en liste med navn. Listen sier lite om hva som passer for dere. Verktøyene ser nesten like ut i en demo: last opp en PDF, legg til signatarer, send. Forskjellene viser seg senere, i hva beviset holder for, i hva det koster ved deres volum, og i hvor lett det er å komme seg ut.

Her er kriteriene vi mener bør styre valget. Vi lager selv Relation Sign, og vi sier fra der vi forteller om det. Still oss de samme spørsmålene som alle andre.

Begynn med behovet, ikke med en toppliste

De fleste dokumenter som signeres elektronisk, er hverdagslige: arbeidsavtaler, leiekontrakter, samtykkeskjema, endringsmeldinger, låneavtaler og kontrakter med underleverandører. Før dere sammenligner leverandører, bør dere vite tre ting:

• Hvor mye dere signerer. Tell dokumentene de siste tolv månedene, og hvor mange som signerer hvert av dem.
• Hvem som signerer. Kolleger, kunder, privatpersoner eller parter i andre land.
• Hvor mye beviset må tåle. En intern bekreftelse og en kontrakt som kan havne i retten, trenger ikke det samme.

Hvilket nivå signaturen trenger, er forklart i Hva er digital signering, og hva kreves av norske bedrifter?. For de fleste avtaler mellom bedrifter er det ingen krav om nivå, og det er beviset som avgjør hvor mye signaturen er verdt.

Bruk Digdirs krav som sjekkliste

Digitaliseringsdirektoratet skal anskaffe en ny felles løsning for e-signering i offentlig sektor, og har lagt fram kravene i en presentasjon for leverandørene. Dagens løsning brukes av mer enn 600 virksomheter og har over 2 millioner signeringer i året. Kravene er laget for det offentlige, ikke for en entreprenør eller et regnskapsbyrå, men de er en god sjekkliste over hva som betyr noe:

• Signering med BankID som minstekrav.
• Elektronisk signatur med tilstrekkelig beviskraft og sporbarhet.
• Signaturer som kan valideres lenge, med valideringsdataene i dokumentet.
• Signering i rekkefølge, der en signatar ikke kan hoppe over den før.
• Et API, så signeringen kan startes fra andre systemer.
• To tilgangsnivåer: hele virksomheten, eller bare egne signeringer.
• Langtidslagring i inntil 20 år, med jevnlig fornyelse av tidsstemplene.

Bruk listen til å stille skarpere spørsmål, ikke til å kopiere en offentlig kravspesifikasjon. Et krav om 20 års lagring hos leverandøren gir mening for en etat. For en bedrift er det viktigere at dokumentet kan kontrolleres også etter at det er tatt ut av tjenesten.

BankID er grunnlinjen, og Norden er mer enn Norge

For norske avtaler der det må være sikkert hvem som signerte, er BankID utgangspunktet. Alle har det, og ingen trenger konto eller opplæring for å bruke det. Signerer dere med parter i Sverige, Danmark eller Finland, holder ikke norsk BankID. Da trenger dere svensk BankID, dansk MitID og finsk eID, ellers må de nøye seg med en svakere metode.

Spør leverandøren:

• Hvilke eID-er tar dere, og kan hver signatar velge sin egen?
• Hva viser beviset når noen signerer med engangskode på e-post eller SMS i stedet?
• Kontrolleres navnet fra eID-en mot det avsenderen fylte inn?

Relation Sign tar norsk og svensk BankID, dansk MitID og finsk eID, og navnet og fødselsdatoen fra eID-en sjekkes mot det avsenderen fylte inn. Parter uten noen av dem kan signere med engangskode, og da står det i beviset at koden bare viser at signataren hadde adressen. Hva loven sier i hvert land, står i Hva er elektronisk signering, og er det gyldig i hele Skandinavia?.

Regn på pris ved eget volum

Prisen per signatur sier lite alene. Det som gjør tilbudene vanskelige å sammenligne, er alt rundt den:

• Pakker med fast månedspris, der dere betaler for dokumenter dere ikke bruker.
• Lisens per bruker, så hver kollega som sender kontrakter, koster ekstra.
• BankID som tillegg, så prisen på forsiden gjelder signering uten BankID.
• Per dokument eller per signatur. Et dokument med tre signatarer kan telle som tre.
• Binding, gjerne årsavtaler som fornyes av seg selv.

Be hver leverandør regne ut hva deres faktiske volum koster, i kroner, med alle tillegg. Vi har regnet på Visma Sign, Signant, Posten og Relation Sign ved tre volumer i E-signering med BankID: slik virker det, og hva det koster.

Relation Sign koster 12 kroner per eID-bruk uten fast pris. Sender dere mye, koster Bedrift 890 kroner i måneden med 100 eID-bruk, og Konsern 2 490 kroner med 300. Alle beløp er eks. mva. Alle planer har ubegrenset antall brukere, og ingen av dem har binding. Detaljene og en kalkulator står på prisene for Relation Sign.

Hvem sender, og hvem signerer

De som sender dokumenter, og de som signerer dem, er ofte helt forskjellige folk. En prismodell med lisens per bruker blir dyr når alle prosjektledere skal kunne sende en kontrakt, mens den som bare signerer, aldri burde trenge en konto.

Sjekk også hvem som ser hva. Digdir beskriver to nivåer: tilgang til hele virksomhetens signeringer, eller bare til egne. Noen dokumenter, som arbeidsavtaler og sluttavtaler, skal enda færre se. Spør hvordan tilgangen avsluttes når en ansatt slutter, og om noen dokumenter kan stenges for alle andre enn dem som er involvert.

I Relation Sign har hver bruker en rolle: administratorer styrer bedriften, avsendere ser sine egne signeringer. En konfidensiell signering kan bare åpnes av den som sendte den og dem som får innsyn. Også administratorer stenges ute. Signatarer trenger ingen konto. Skal en privatperson sende en avtale, for eksempel kjøpekontrakten for en bil, finnes det en egen privatkonto uten abonnement.

Bevis som kan etterprøves uten leverandøren

En signert avtale er bare så sterk som beviset som følger den. Den dagen noen bestrider den, er det beviset som teller, og da hjelper det lite om bare leverandøren kan tolke det.

Be om en demonstrasjon der dere selv åpner et ferdig signert dokument og ser:

• hvem som signerte, når, og med hvilken eID
• om dokumentet er endret etter signeringen
• om en motpart, en revisor eller en domstol kan kontrollere det samme uten å spørre leverandøren

Et godt svar er en PDF med et segl etter en åpen standard, som PAdES, og beviset lagt ved i filen. Da kan dokumentet kontrolleres med vanlige PDF-programmer.

I Relation Sign forsegles hele PDF-en med et PAdES-segl og tidsstempel når den siste har signert. Hendelsesloggen og beviset ligger vedlagt i filen. Hvem som helst kan laste opp dokumentet på verifiseringssiden og se om seglet er helt, og hvert segl på signatursiden har en kode som kan skannes med mobilen, også på papir. Hvordan beviset er bygget opp, står i Er Relation Sign trygt og juridisk bindende?.

Lagring, og validering om mange år

Et bevis som holder i dag, er ikke nødvendigvis gyldig om ti år. Sertifikater går ut, og tjenestene som bekreftet dem, kan forsvinne. Derfor krever Digdir signaturer som kan valideres lenge, med jevnlig fornyelse av tidsstemplene. Dette er den delen som oftest glemmes når et verktøy velges.

Spør leverandøren:

• Ligger valideringsdataene i selve PDF-en, eller bare i deres system?
• Hvor lenge lagrer dere dokumentene, og hva skjer når tiden er ute?
• Kan dokumentet fortsatt valideres når det er hentet ut og arkivert hos oss?

Relation Sign forsegler etter PAdES B-LTA med et kvalifisert tidsstempel. Valideringsdataene ligger i PDF-en, så den kan kontrolleres etter at seglsertifikatet har gått ut. Vi lagrer signerte dokumenter i fem år etter at signeringen ble avsluttet. Administratorer får beskjed minst 30 dager før noe slettes, og et dokument kan beholdes lenger, gratis. Avtaler som skal leve lenge, bør uansett ligge i deres eget arkiv. Dokumentene og dataene lagres i Norge og EU.

Integrasjon og rekkefølge

Signering som skjer i et eget verktøy ved siden av alt annet, blir fort dobbeltarbeid. Spør om verktøyet har et dokumentert API og webhooks, så fagsystemet kan sende dokumenter og få beskjed når de er signert. Et API er bare nyttig hvis noen kan ta det i bruk, så spør også hva som finnes uten utvikling. Om det lønner seg å bygge selv, står i E-signering med BankID: bygge selv eller kjøpe ferdig?.

Avtaler med flere parter skal ofte signeres i en bestemt rekkefølge, for eksempel underleverandøren før byggherren. Sjekk at neste signatar først får dokumentet når den forrige har signert.

Relation Sign har et REST-API, signerte webhooks og MCP for AI-agenter. Det er gratis i Bedrift og Konsern, og et tillegg på 290 kroner i måneden på Løs vekt. Signatarene signerer samtidig eller i rekkefølge, og opptil 20 kan signere samme dokument.

Hvor lett er det å komme ut igjen?

Det står ikke i noen kravliste, men det avgjør ofte totalkostnaden. Lang binding gjør et billig verktøy dyrt når volumet faller eller dere bytter system.

• Hvordan eksporterer vi signerte dokumenter og bevis, i hvilket format og til hvilken pris?
• Kan dokumentene valideres etter at avtalen med dere er sagt opp?
• Hvor lang er bindingen, og fornyes avtalen av seg selv?

Relation Sign har ingen binding. Løs vekt har ingen fast pris, og Bedrift og Konsern løper ut måneden dere har betalt for. Hvert signert dokument kan lastes ned som en PDF med beviset inni, og den kan kontrolleres uten oss.

Spørsmålene dere tar med til leverandøren

Be om skriftlige svar, regnet på deres volum. Muntlige løfter fra et møte er vanskelige å holde fast ved.

1. Hvilke eID-er tar dere, og hva viser beviset når noen signerer uten eID?
2. Hva koster vårt volum per år, i kroner, med brukere, BankID og alle tillegg?
3. Teller dere per dokument eller per signatur?
4. Kan en motpart verifisere et signert dokument uten å kontakte dere?
5. Ligger valideringsdataene i PDF-en, og hvor lenge lagrer dere dokumentene?
6. Hvilke tilgangsnivåer finnes, og kan et dokument gjøres konfidensielt?
7. Har dere API og webhooks, og hva koster de?
8. Hvor lang er bindingen, og hvordan får vi dokumentene ut?

Relation Sign er ett av alternativene. Les mer om Relation Sign, se alle funksjonene, eller regn ut hva dere vil betale på prisene. Nye kunder får de to første signeringene gratis.