Hva er elektronisk signering, og er det gyldig i hele Skandinavia?

Elektronisk signering sparer tid, og for de fleste avtaler er den like bindende som en underskrift på papir. Det som avgjør, er ikke at signaturen er elektronisk, men om du kan vise hvem som signerte, hva de sa ja til og når.

For prosjektbedrifter er det sjelden bare én part i Norge. Underleverandøren kan være svensk, byggherren dansk og kunden norsk. Her går vi gjennom hva elektronisk signering er, hvilke eID-er som brukes i Skandinavia, hva loven sier i de tre landene, og hvordan du kommer i gang.

Hva er elektronisk signering?

Elektronisk signering er å signere et dokument digitalt, slik at signaturen knyttes til en bestemt person og til nøyaktig det dokumentet som ble signert. I regelverket heter det elektronisk signatur, og det finnes tre nivåer: enkel, avansert og kvalifisert.

En enkel elektronisk signatur kan være et navn i et felt eller et avkryssingsfelt, og sier lite om hvem som faktisk signerte. En avansert signatur er unikt knyttet til den som signerer, og viser om dokumentet er endret etterpå. Signering med BankID eller MitID oppfyller som regel de kravene. En kvalifisert signatur bygger i tillegg på et kvalifisert sertifikat. Hvilket nivå en avtale trenger, har vi forklart i Digital signatur eller BankID: hva er juridisk bindende?.

Det er også verdt å skille verktøyet fra nivået. BankID er ikke et eget signaturnivå, men en måte å bekrefte hvem du er på. Det samme gjelder MitID.

eID i Norden: BankID, MitID og finsk eID

En eID er en elektronisk legitimasjon, utstedt av en part som har kontrollert hvem du er. Landene har egne eID-er:

• Norsk BankID er den vanligste eID-en i Norge, og brukes i appen eller med kodebrikke.
• Svensk BankID har samme navn, men er et eget system, eid av de svenske bankene. En svensk signatar bruker svensk BankID, ikke norsk.
• Dansk MitID er Danmarks nasjonale eID, og har erstattet NemID.
• Finsk eID omfatter innlogging gjennom finske banker og Mobiilivarmenne i Finnish Trust Network.

For deg som sender ut en kontrakt, betyr det at signeringsløsningen må støtte alle fire hvis partene bor i forskjellige land. Ellers ender du med papir eller en svakere metode for den ene parten.

I Relation Sign velger du bare BankID når du sender ut. Signataren velger selv norsk BankID, svensk BankID, dansk MitID eller finsk eID når hen signerer, og signeringssidene, e-posten og SMS-en finnes på engelsk for utenlandske parter. Vi kaller hver innlogging med eID en eID-bruk, og alle koster det samme, uansett land. Vipps kommer, til samme pris.

Har en part ingen av dem, kan hen signere med en engangskode på e-post eller SMS. Koden viser at signataren har tilgang til adressen eller nummeret, ikke hvem personen er. Det er greit for enkle bekreftelser, men for kontrakter og endringsordrer er eID det sterkeste beviset.

Er elektronisk signering gyldig i Norge, Sverige og Danmark?

Ja. De tre landene har mye felles avtalerett, og alle bygger på avtalefrihet: en avtale er bindende uten særlige formkrav, enten den er inngått muntlig, på e-post eller med elektronisk signatur. I Norge følger det av avtaleloven, og Sverige og Danmark har sine egne avtalelover med samme utgangspunkt.

Over dette ligger eIDAS-forordningen, EUs regelverk for elektronisk identifikasjon og tillitstjenester. Den gjelder direkte i Sverige og Danmark som EU-land, og i Norge gjennom EØS-avtalen og lov om elektroniske tillitstjenester. Kjernen er den samme i alle tre: en elektronisk signatur kan ikke avvises som bevis bare fordi den er elektronisk. En kvalifisert signatur skal i tillegg godtas i alle land som er med.

To forbehold er verdt å kjenne til:

• Noen dokumenter har egne formkrav. Testamenter er det tydeligste eksempelet, og enkelte eiendomsoverdragelser har også særregler. Sjekk kravene for dokumenttypen i landet det gjelder før du sender ut.
• Bevisverdien varierer med metoden. Blir en avtale bestridt, avgjøres det av dokumentasjonen: hvem som signerte, med hvilken eID, når, og at dokumentet ikke er endret etterpå.

Dette er generell informasjon, ikke juridisk rådgivning. Er dere usikre på en bestemt kontraktstype, bør dere avklare den med egen rådgiver.

eIDAS 2.0 og den digitale lommeboken

EU vedtok i 2024 en revisjon av eIDAS, ofte kalt eIDAS 2.0 (forordning 2024/1183). Det store nye er en europeisk digital identitetslommebok, en app der innbyggerne skal kunne vise fram identitet og bevis, og signere. EU-landene, også Sverige og Danmark, er i gang med å gjøre lommeboken tilgjengelig.

For Norge er forordningen ikke norsk lov ennå. Digdir skriver at den er EØS-relevant og skal inn i norsk lov gjennom en vanlig lovprosess, og at reglene fra eIDAS 1 gjelder inntil videre. I praksis betyr det at BankID og MitID er det dere signerer med i dag, og det endrer seg ikke over natten.

Mer om hva som endres med eIDAS 2.0, står i Hva er digital signering, og hva kreves av norske bedrifter?.

Hva betyr det at dokumentet er forseglet med bevis?

Når alle har signert, bør dokumentet forsegles. Det betyr at det ferdige dokumentet låses, og at beviset følger med: hvem som signerte, med hvilken eID, når det skjedde og hva innholdet var. Endres én bokstav etter forseglingen, viser det seg når dokumentet kontrolleres.

I en tvist er forskjellen stor. Den som kan legge fram et forseglet dokument med beviset vedlagt, står mye sterkere enn den som bare kan vise til en e-posttråd. Og beviset bør kunne etterprøves av andre enn den som sendte dokumentet ut, også om noen år.

I Relation Sign får alle parter det forseglede dokumentet når den siste har signert. Beviset ligger i dokumentet, så det kan kontrolleres uten å logge inn hos oss. Hvordan det virker, har vi forklart i E-signering med BankID.

Typiske bruksområder i prosjektbedrifter

Kontrakter. Hovedavtale, entreprisekontrakt og avtaler med underleverandører signeres før oppstart, også når partene er i forskjellige land. Prosjektet starter når signaturene er på plass, ikke når konvolutten kommer tilbake.

Tilbud. Kunden godkjenner og signerer tilbudet før arbeidet settes i gang. Da er det som ble lovet, dokumentert, ikke bare omtalt i en e-post.

Endringsordrer og tilleggsarbeid. Små endringer avtales ofte muntlig på byggeplassen og blir omstridt senere. En signert endringsordre knytter arbeidet til navn, dato og beløp.

Overtakelse og sluttoppgjør. Aksept av utført arbeid og avtalt sluttoppgjør kan bekreftes i samme flyt som prosjektstyringen, så dokumentasjonen henger sammen med tallene.

Timelister og protokoller. Er alle i samme rom, kan de skanne en QR-kode og signere på stedet. Det passer for timelister og møteprotokoller, mens kontraktene bør signeres med eID.

Slik kommer dere i gang

1. Kartlegg dokumentene. Lag en oversikt over hva som i dag skrives ut, signeres og skannes. Start med det som gir mest friksjon og størst risiko, for eksempel endringsordrer som avtales muntlig.
2. Bestem hvem som sender ut. Avklar hvem som kan sende dokumenter til signering, og hvem som bare signerer egne saker.
3. Lag maler og en navnestandard. Da er signerte dokumenter lette å finne igjen.
4. Start med én dokumenttype. Prøv for eksempel endringsordrer i ett prosjekt før dere tar det i bruk overalt.
5. Bestem hvor dokumentet skal ligge. Et signert dokument hører hjemme i prosjektet det gjelder, ikke løsrevet i en innboks.

Hva bør du se etter når du velger løsning?

• Hvilke eID-er som støttes. Jobber dere med parter i Sverige eller Danmark, må løsningen støtte svensk BankID og dansk MitID, ikke bare norsk BankID.
• Hva det koster, og hva som driver prisen. Betaler du per bruker, per dokument eller per signering? Koster svensk BankID eller MitID ekstra? I Relation Sign koster hver eID-bruk 12 kroner uten fast pris, med ubegrenset antall brukere og ingen binding, og alle eID-er koster det samme. Nye kunder får de to første signeringene gratis. Se prisene.
• Bevis som kan etterprøves. Krev at hvert signerte dokument forsegles, med beviset lagt ved, så det kan kontrolleres uavhengig av leverandøren.
• Sammenheng med resten av driften. Henger signeringen sammen med tilbud, prosjektøkonomi og fakturering, eller blir det enda et system? Relation Sign er inkludert i pakkene til Relation OS, der tilbud, prosjektøkonomi, fakturering og likviditet ligger på toppen av regnskapssystemet dere allerede har.
• Uttak. Sjekk at du kan ta med deg dokumentene og bevisene videre uten å starte på nytt.

Vanlige misforståelser

At all elektronisk signering er like sterk. Det er den ikke. Metoden som bekrefter identiteten, avgjør styrken, ikke at signaturen er digital.

At en utenlandsk part må signere på papir. Med en løsning som støtter svensk BankID og dansk MitID, signerer alle parter i samme dokument, hver med sin egen eID.

At jobben er ferdig når dokumentet er signert. Uten forsegling, arkivering og gjenfinning er dokumentet lite verdt den dagen noen spør.

At prosessen må være tungvint for kunden. Det som fungerer, er få steg: én tydelig e-post eller SMS med lenke til dokumentet, og en innlogging med eID-en signataren allerede har.

At signering er en sak for IT. I praksis er det en rutine i salg og prosjektledelse, og den bør eies av dem som lager avtalene.